Нейробиологи утверждают, что прокрастинация — полезный инструмент. Но это не значит, что можно зависать в соцсетях, пылесосить или смотреть сериалы, когда завтра дедлайн важного проекта. Полезно «мыслеблуждать», то есть ненадолго отвлекаться от задачи: пройтись по парку, посмотреть на уточек в пруду или постоять под душем и послушать звуки текущей воды. Именно в этот момент вас и может настичь долгожданное озарение.
Но что делать, если мыслеблуждание сопровождает вас весь рабочий день, всё валится из рук, а список задач только растёт? Пора обратиться к тайм-менеджменту и попробовать освободить голову. Как? Собрали советы, которым следуем сами, и делимся с вами.
1. Осознайте, что дело не только в тайм-менеджменте
Это первое, что вы должны понять об управлении временем: как бы вы ни организовали себя, в сутках всегда только 24 часа. Всё, чем вы действительно можете управлять, — это собой и тем, что делаете со временем, которое у вас есть. Усвойте это. И как можно скорее переходите к следующему совету.
2. Выясните, на какие отвлекающие дела тратите время
Skyeng выяснили, что соцсети отнимают больше всего времени, — 50% респондентов назвали их главным таймкиллером. На втором месте оказался сёрфинг в интернете — 30%. 25% участников опроса периодически занимаются домашними делами вместо работы, а 22% смотрят сериалы.
Если вы тратите много времени в никуда, выясните, кто ваш главный враг. Зная его в лицо, вы сможете более эффективно с ним бороться.
Определите, сколько задач за день вы реально можете сделать и на что тратите время: соцсети, мессенджеры, просмотр мемов или котировок ваших акций и т. д. Какие программы с этим помогут:
- RescueTime — проанализирует ваш день и покажет, на какие дела вы потратили больше всего времени. Для iOS и Android.
- «Есть время?» — учтёт расходы времени по сферам жизни и занятиям, составит отчёты по каждому дню. Для iOS.
- IntegRA — поможет правильно поставить цели, сфокусироваться на них и довести до результата. Для iOS и Android.
Аудит времени поможет определить часы, когда вы более продуктивны, и понять, когда лучше всего работать над срочными проектами.
3. Составляйте списки дел
Если у вас будет чёткий перечень действий, вы сможете корректно распределять время и оценивать загруженность дня. Составляйте план накануне вечером. Тогда не придётся паниковать, что вы о чём-то забыли, и, когда начнётся рабочий день, вы спокойно начнёте решать задачи.
Упрощайте списки. Созерцание незаконченных задач бесит и демотивирует. Не старайтесь делать больше, чем вы реально можете. Работайте в темпе, который комфортен лично для вас.
Когда составите список, оцените его и убедитесь, что он организован на основе важности задач, а не их срочности. Важные задачи поддерживают достижение целей,а срочные требуют внимания и связаны с достижением чужих целей. Мы склонны позволять срочным делам доминировать.
Чтобы избежать этой ловушки, воспользуйтесь советом по тайм-менеджменту из книги Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей». Он предлагает использовать матрицу управления времени и расставлять задачи по приоритетам:
- Срочно сделать: важные и срочные дела.
- Отложить: важно, но не срочно. Пункты важны, но не требуют немедленных действий. Обычно задачи из этого приоритета связаны с долгосрочной стратегией.
- Делегировать: срочно, но не важно. Сведите такие дела к минимуму. Как правило, это отвлекающие факторы, которые появились из-за плохого планирования.
- Удалить: несрочные и неважные.
Рекомендация. Когда будете составлять список задач, опирайтесь на концепцию SMART. Цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и своевременными.
Если ваша компания использует CRM, ставить и выполнять задачи будет ещё удобнее. Система не даст бросить сделку или забыть о звонке, встрече или письме. Кроме того, она сама составит план на день и распределит задачи по важности в зависимости от сроков, которые вы назначили.
4. Расставляйте приоритеты с умом
Распределите дела по важности и трудозатратам. Самые сложные и неприятные задачи поставьте на начало рабочего дня, потому что на них проще сосредоточиться, когда мозг не полностью проснулся. Кроме того, когда вы сделаете то, чего очень не хотели или боялись и теперь вам не нужно это делать, включится система вознаграждения — дофамин буквально сделает вас счастливым.
5. Оградите себя от отвлекающих факторов
Социальные сети, болтающие коллеги, личная переписка в мессенджерах и незатихающие рабочие чаты — количество отвлекающих факторов безгранично. Ключ к продуктивности — избавление от них.
Закройте дверь, чтобы вас не отвлекали. Закройте все вкладки, кроме тех, над которыми сейчас работаете. Отключите уведомления и оставьте личные телефонные звонки для перерыва.
Идите к цели постепенно. Определите два основных отвлекающих фактора и в течение трёх недель пытайтесь их преодолеть. Дальше сформируется привычка, и то, что раньше отвлекало, утратит власть над вами.
6. Не работайте в режиме многозадачности
Многозадачность — главный враг интеллектуальной продуктивности. Сотрудники, которые работают в режиме «делать десять дел одновременно», чаще отвлекаются, чем те, кто сосредоточен на одной задаче. Кроме того, многозадачность влияет на когнитивные способности. Вы стреляете себе в ногу, когда пытаетесь сделать всё и сразу.
И снова о списках дел. Не составляйте план длиною в жизнь. Стресс, который вы будете испытывать, не сократит количество задач, но испортит настроение и скажется на работе. Так что выполняйте одно дело за раз.
7. Не ждите вдохновения
Нет идеального дня, когда вы сможете выполнить сложную задачу легко и непринуждённо. Даже если вы дождётесь вдохновения, на 100% подготовиться к работе не удастся. Как сказал художник Чак Клоуз: «Вдохновение — для любителей; остальные просто приходят и приступают к работе».
8. Установите для задач ограничение по времени
Чтобы не потратить весь день на одно дело, ограничьте время для его выполнения. Даже если вы должны выполнить одну большую задачу, например, составить коммерческое предложение для новой услуги, разбейте его на короткие этапы. Так вам будет психологически проще приступить к делу, и вы почувствуете удовлетворение, когда закроете одну мини-цель за другой.
Рекомендуем использовать знаменитую технику Помидора. Разбейте рабочий день на 25-минутные «порции»: 25 минут работы, 5 минут отдыха. Только во время пауз не хватайтесь за телефон — лучше пройдитесь, разомните ноги и спину. После четырёх отрезков по 25 минут устройте 20-минутный отдых. Техника Помидора уравновешивает узкую направленность с частыми перерывами, снижает умственное напряжение и поддерживает мотивацию.
9. Научитесь говорить «нет»
Без этого умения вы никогда не научитесь управлять временем на работе. Только вы действительно знаете, на что у вас есть время, поэтому, если вам нужно отклонить просьбу, чтобы сосредоточиться на более важных задачах, не стесняйтесь сделать это.
Вместо того чтобы выполнять множество задач, которые приносят минимум пользы, выполняйте меньше дел, приносящих большую ценность.
Помните о правиле Парето: 80% результата зависят от 20% усилий. Выясните, какие действия являются частью этих 20%. Например, вы занимаетесь холодными продажами. Час рабочего дня вы тратите на фейсбук: отвечаете в комментариях, пишите потенциальным клиентам. Три часа в день вы обзваниваете заказчиков. При этом благодаря звонкам в компанию пришёл один клиент, а из соцсетей — пять. Разница очевидна.
10. Делегируйте
Да, это сложный навык. Непросто научиться доверять и доверяться, пережить этап обучения, когда кажется, что только вы можете выполнить задачу хорошо. Но освоив делегирование, вы освободитесь от рутины и сможете решать более важные дела.
11. Организуйте рабочее пространство
Ваш стол завален документами? Создайте систему для хранения. Долго ищете файлы в компьютере? Придумайте, как сгруппировать их. Паникуете из-за наплыва писем в почтовике? Отпишитесь от рассылок, которые вам больше не нужны. В пространстве, где всё на своих местах, легко и приятно работать.
Что в итоге?
Не пытайтесь изменить всё и сразу. Нельзя заснуть одним человеком, а проснуться другим. Резкая смена графика и поведения вызовет у вас отторжение. Внедряйте советы постепенно.
Одного желания стать продуктивным мало. Организм не может выдавать шикарный результат, если вы о нём не заботитесь. Поэтому старайтесь высыпаться, пить достаточно воды и вовремя есть. Понимаем, это практически невозможно, но постараться стоит. Правило «Кто хорошо работает, тот хорошо отдыхает» работает и в обратную сторону 🙂
CRM помогает наладить график, оптимизировать задачи и выяснить самые эффективные стратегии в работе. Если вам нужна бесплатная консультация по выбору или внедрению, оставьте заявку в форме ниже.
