В статье разбираемся, как настроить документооборот в CRM и свести человеческий фактор к минимуму.
Как оптимизировать подготовку документов
Шаг 1. Создать отдельный этап в CRM
Выделите в воронке продаж отдельный этап для согласования документов. Так вы выстроите дедлайны, сможете отследить и быстро отреагировать, если клиенты задерживаются на этом шаге.Шаг 2. Подготовить шаблоны документов
Рекомендуем создать шаблоны для документов, которые можно сгенерировать за минуту. В результате менеджеры будут за пару минут получать пакет подписанных документов в pdf-формате.Решение зависит от CRM и выбранной интеграции.
Например, в Pipedrive это функция SmarDocs (решение на базе Диска Google / Microsoft OneDrive / SharePoint — на выбор).
В amoCRM можно воспользоваться встроенным решением через Google Диск или виджетами, ищите внутри amoCRM — amoМаркет — Работа с документами.
В CRM S2 есть встроенная функция генерации документов.
Наши клиенты чаще всего запрашивают такие документы:
1) Приложения к договору-оферте:
- Разработка | ООО
- Разработка | ИП
- Лицензии | ООО
- Лицензии | ИП
2) Двусторонний договор для разработки:
- Разработка | ООО
- Разработка | ИП
- Приложение к Двустороннему договору | Разработка | ООО
- Приложение к Двустороннему договору | Разработка | ИП
3) Двусторонний договор для лицензий:
- Лицензии | ООО
- Лицензии | ИП
- Приложение к Двустороннему договору | Лицензии | ООО
- Приложение к Двустороннему договору | Лицензии | ИП
4) Коммерческое предложение:
- Разработка
- Лицензии
5) NDA:
- ООО
- ИП
А ещё часто просят такие пакеты документов:
- Выписка из ЕГРЮЛ
- Свидетельство ОГРН
- Свидетельство о постановке на учёт в налоговой инспекции
- Устав
- Приказ о назначении руководителя
- Доверенность на подписание договоров
Шаг 3. Разработать шаблоны писем
Если вы подготовите шаблоны email-рассылок для клиентов и бухгалтерии, менеджерам не придётся тратить время на подготовку писем с нуля.
Для каких писем стоит создать шаблоны:
- Договор оферты для клиента
- Двусторонний договор для клиента
- Документы для бухгалтерии | ЭДО
- КП для клиента
- «Документы направлены по ЭДО, просим подписать»
Шаг 4. Составить памятку для менеджера
Когда сделка попадает на этап воронки с подготовкой договора, менеджер автоматически получает задачу-памятку с такими шагами:- Отправить клиенту письмо. Использовать шаблон рассылки «Согласование договора».
- Ввести данные, нужные для договора, в карточку организации в CRM.
- Сгенерировать документы и счёт. Выбрать раздел «Создание документов» и создать Договор, Приложение и Счёт.
- Проверить, есть ли в сущности «Организация» информация о работе по ЭДО:
- Если да, использовать ЭДО для документооборота. Направить Договор, Приложение и Счёт в бухгалтерию для отправки клиенту по ЭДО, использовать шаблон письма «Документы бухгалтерию | ЭДО».
На следующей день проверить, прислала ли бухгалтерия уведомление об отправке по ЭДО. Если да, отправить клиенту письмо по шаблону «Документы направлены по ЭДО, просим подписать». Через день день проверить, что клиент прислал подписанные документы (или их сканы) или ответил, что документы подписаны по ЭДО. Перевести сделку на следующий этап.
- Если нет, отправить клиенту Договор, Приложение и Счёт с просьбой прислать подписанный экземпляр в ответном письме. Использовать шаблон письма «Договор оферты для клиента» или «Двусторонний договор для клиента» в зависимости от того, о чём вы договорились.
Когда клиент пришлёт подписанные документы, перевести сделку на следующий этап.
Как настроить автоматическую подготовку документов в CRM
Подготовка документов в amoCRM
В amoCRM нет встроенного функционала, чтобы реализовать эту функцию, но есть интеграции. Их можно найти в amoМаркете. Оптимальное решение — Документы от «Команда F5». Интегрировав сервис в СРМ, вы сможете:
- создать документ в один клик,
- вставить печати, подписи, изображения и т. д.,
- сэкономить время на добавлении данных о клиентах,
- отправить документы заказчику в удобном для него формате.
Но F5 — не единственный вариант. Если вы используете amoCRM и хотите настроить интеграцию с сервисом автоматизации, свяжитесь с нами. Подберём оптимальное решение под ваши задачи.
Подготовка документов в Pipedrive CRM
В Pipedrive есть встроенный сервис— Smart Docs. Шаблоны документов будут храниться на Google Disc, в Microsoft OneDrive или SharePoint, а информация из CRM будет подтягиваться автоматически. Решение поможет:- ускорить заполнение данных в документах на 30%,
- уменьшить количество ошибок, введённых вручную,
- избавить от рутинного копирования текста.
Узнайте, когда клиент открыл договор
Когда заказчик откроет документ, менеджер получит уведомление. Так специалист узнает, что нужно позвонить или отправить письмо. Так вы сделаете дополнительное касание в удобный для клиента момент и не утомите его вопросами в духе «Получилось ли рассмотреть наше коммерческое предложение?».Чтобы получать сообщения при открытии документа, включите опцию «Отслеживание просмотров». Можно выбрать условие для отправки уведомлений: «Только первое открытие», «Каждый раз» или «Никогда».
Подключите электронные подписи
В Pipedrive установлена двойная аутентификация подписи. Чтобы подписать документ, нужно дать согласие в программе и подтвердить его через почту.Дайте доступ к шаблонам для всей команды
Разрешите сотрудникам использовать сохранённые вами документы. Система покажет, кто и когда заходил в шаблон или редактировал его — в ней заложена полная прозрачность действий каждого пользователя.
Подготовка документов в S2 CRM
В этой СРМ тоже есть встроенный сервис — Конструктор документов и писем. Программа автоматически генерирует счета, договоры, КП и т. п. в пару кликов. Всё, что нужно сделать, — один раз создать шаблоны с метками для переменных значений. Далее система будет подставлять данные клиентов из карточек и сделок.В чём преимущества Конструктора:
- исключён человеческий фактор — СРМ моментально сгенерирует документ без ошибок,
- удобно хранить файлы — к карточке клиента, сделки или задачи можно прикрепить фото, партнёрское соглашение, техзадание, гарантийное письмо и другие важные документы,
- можно создать шаблон чего угодно, от рассылки до HTML-кода,
- электронный документооборот — любой файл можно за пару секунд скачать, распечатать или отправить клиенту.
В S2 CRM также есть интеграция с сервисом Chat2Desk, который позволяет автоматизировать переписки в соцсетях и мессенджерах.
Что в итоге?
Время — деньги. Автоматизировав документооборот, вы не только сэкономите драгоценное время для решения других задач. Вы сведёте к минимуму человеческий фактор, вероятность ошибок и потери данных.Мы рекомендуем автоматизировать создание шаблонных документов: договоров, коммерческих предложений, NDA и т. п. Сделать это можно в CRM. В зависимости от того, какой системой вы пользуетесь, настройки будут отличаться: так, в Pipedrive и S2 есть встроенные инструменты, а в amoCRM есть интеграции с сервисами для автоматизации.
Остались вопросы по теме? Нужна помощь с настройкой СРМ или интеграциями для неё? Оставьте заявку в форме ниже — будем рады помочь.
