Рассказываем, как выбрать подходящий такс-менеджер для вашей компании и зачем интегрировать его с системой CRM.
Почему нельзя обойтись одним решением
Менеджеры по продажам ведут дела в CRM: там хранится информация о клиенте, его запросах и особенностях, ставятся задачи и собирается аналитика для прогнозирования прибыли компании.Но CRM «заточена» именно под продажи, а разработчикам и проджект менеджерам нужны другие функции для реализации проекта. В некоторых IT-компаниях выделен Project Management Office — офис управления проектами, который следит за реализацией и оптимизацией работы производственных специалистов. И зачастую у них уже есть привычный сервис для общения, управления процессами и аналитики.
Получается, что в компании есть два подразделения, и каждое из них работает в своей программе. Сложность возникает при взаимодействии с заказчиками. После оплаты клиент попадает из одной системы в другую, и сотрудникам приходится переносить все данные данные вручную: это всегда потеря времени и риск потери информации.
Эту проблему решает интеграция между системами. Бонус: обратная интеграция помогает в допродажах. Например, если сейлз договорился с клиентом о покупке сопутствующих услуг, информация об этом поступает из CRM в планировщик задач проектного отдела автоматически.
Какие функции выполняет сервис для ведения проектов
Планировщики задач используются не только в IT-секторе, потому что позволяют оптимизировать бизнес-процессы. С их помощью можно:- Четко спланировать работу благодаря встроенным канбан-доскам, календарю, диаграммам Ганта.
- Настроить и отследить рабочий процесс: проджект-менеджер разбивает проект на отдельные задачи, разработчики по мере выполнения отмечают прогресс, переводят задачи из одного этапа в другой.
- Оценить результат работы: по итогам работы легко сформировать отчет о затраченном времени и ресурсах.
- Общаться внутри отдела и с клиентами: все задачи можно сопровождать комментариями, менять статусы, вовремя сообщать о проблемах. Для клиента всегда можно вывести информацию о состоянии проекта и проделанной работе.
- Удобно хранить информацию: сервисы-планировщики позволяют прикреплять изображения, видео и текстовые файлы, держать их под рукой в одном месте.
Таск-менеджер — главный инструмент для управления проектами: автоматизирует часть работы, позволяет наглядно оценить прогресс, создать нужные отчеты. Но по функционалу решения от разных поставщиков отличаются, поэтому к выбору стоит подойти внимательно.
Популярные планировщики задач: плюсы и минусы
Международные таск-менеджеры
Если у вас есть не отечественное юридическое лицо или вы можете иначе оплачивать сервисы, прекратившие работу на территории РФ.Jira
Таск-менеджер компании Atlassian, который часто используют в IT-компаниях благодаря гибкости. Производитель заложил в Jira большое количество функций, поэтому систему можно настроить под бизнес-процессы. Также для программы есть бесплатные расширения, которые облегчают кастомизацию.Плюсы: широкий выбор функций, гибкость, безопасность.
Минусы: высокая цена подписки, возможные сложности с настройкой — если нужно глубоко кастомизировать систему, может потребоваться помощь профессионала.
Trello
Другой сервис, который используется для планирования работы в IT — Trello от Fog Creek Software. Удобные и простые канбан-доски для каждого проекта позволяют легко выставлять задачи, менять их статус и перемещать из одного этапа в другой.Плюсы: интуитивно понятный интерфейс, достаточный функционал даже в бесплатной версии, удобное мобильное приложение — сотрудники смогут зайти в сервис даже вдалеке от рабочего места.
Минусы: в бесплатной версии нельзя подключить больше одного расширения, то есть интеграция с несколькими продуктами будет недоступна. Также сервис больше подходит для планирования задач небольших компаний, крупным предприятиям может не хватать возможностей.
Asana
Облачный сервис, который позволяет управлять небольшой командой — в бесплатной версии можно подключить до 15 человек. Планировщик Asana имеет легкий и понятный UX-дизайн. Вы сможете вести проекты с помощью списков или канбан-досок. Разработан сооснователем Facebook Дастином Московицем и его бывшим сотрудником Джастином Розенштейном. В основу проекта легли их лайфхаки и находки по оптимизации процессов в Facebook.Плюсы: бесплатная версия, понятный интерфейс, богатый функционал.
Минусы: нет русификации — чтобы пользоваться сервисом, все сотрудники должны владеть английским языком. Также в процессе вы не сможете сменить стиль ведения проекта — с канбана на список или обратно. Некоторые пользователи отмечают избыток оповещений на почту, которые невозможно отключить.
Wrike
Этот сервис не так распространен на российском рынке, но тем не менее у него есть преданные пользователи. Wrike настраивается под процессы компании полностью, но при этом сотрудникам придется потратить время на обучение работы в программе — интерфейс программы не так прост и прозрачен, как у конкурентов. Однако по отзывам пользователей, после настройки и изучения основ программа упрощает управление проектами.Плюсы: есть бесплатная версия и мобильное приложение, можно кастомизировать, широкий выбор функций.
Минусы: сложность, необходимость обучать сотрудников, небольшие возможности для интеграции с другими сервисами, ограниченный доступ офлайн — если вы вдруг останетесь без интернета, то работа остановится.
Отчественные таск-менеджеры
Битрикс24. Задачи и проекты
Компания-поставщик CRM Битрикс24 и 1С также разработала сервис для управления проектами. По умолчанию он интегрируется с другими их решениями и позволяет создавать задачи, контролировать прогресс, выводить любые отчеты, которые нужны руководителю. В сервисе есть встроенный календарь, диск для хранения информации, чат, база знаний.Плюсы: широкий функционал платной версии, интеграция с сервисами 1С, стабильность — российский поставщик не уйдет с рынка.
Минусы: медленная техподдержка, ограниченный функционал бесплатной версии, агитация переходить на платный тариф.
YouGile
Еще одно российское решение для планирования задач. В условиях кризиса многие компании ищут замену импортным решениям, и YouGile может стать одной из них. Простой и понятный сервис с удобным чатом позволяет включить в процесс работы весь коллектив компании.Плюсы: понятный интерфейс, русский язык и стабильность на российском рынке, богатый функционал, возможность кастомизации через скрипты, быстрая техподдержка.
Минусы: некоторые пользователи считают мобильное приложение сервиса недоработанным.
WEEEK
Приятный простой трекер. Задачи отображаются в трех режимах: списки, доски и календари.Плюсы: есть уведомления о ходе работы над задачами сотрудников, неограниченный состав команд, подпись документов, приватные команды, доски и задачи.
Минусы: пользователи отмечают недостаток собственных цветных фонов и отсутствие возможности отправки уведомлений на email.
Как выбрать сервис для планирования задач
На рынке представлено достаточно таск-менеджеров, чтобы подобрать систему конкретно под ваши задачи. На поиски придётся потратить время, но результат вас не разочарует — вы получите рабочий инструмент, а не сомнительное лишнее ПО, которое будет отнимать силы и время сотрудников.Для начала изучите предложения разных поставщиков, выберите три системы, которые покажутся вам наиболее подходящими, и протестируйте их. Рекомендуем в первую очередь проверить:
- Особенности таск-менеджера. Выпишите основные задачи, которые должен решать сервис, и проверьте соответствие описания реальности. Так вы увидите недостатки или дополнительные преимущества.
- Удобство использования. Зарегистрируйтесь и посмотрите, как выглядит личный кабинет. Легко ли в работать, понимаете ли вы, как ставить задачи и создавать отчёты Вам и менеджерам предстоит работать в сервисе каждый день, так что он должен быть легким в использовании.
- Инструменты для работы. Для управления проектом понадобятся канбан-доски, дашборд, календарь, диаграмма Ганта, тайм-трекинг. Если в сервисе не будет нужного инструмента, потребуется найти дополнительное решение, а это затруднит и замедлит работу.
- Работа техподдержки. Обратитесь в техническую поддержку, когда возникнет затруднение или вопрос, и оцените ответ. Важно, чтобы сотрудники были доступны в ваши рабочие часы и отвечали быстро. Также оцените качество ответа: это должно быть решение проблемы, а не бесполезная отписка.
- Интеграции с другим ПО. Системы могут поддерживать связи с Google-сервисами, мессенджерами Telegram, Slack и другими, CRM, которые используют предприниматели. Это упрощает и ускоряет работу разработчиков и управленцев, оптимизирует бизнес-процессы.
Вместо заключения: как настроить интеграцию с CRM
Когда вы выберете таск-менеджер, который подходит для задач компании, нужно интегрировать его с корпоративной CRM. Например, с amoCRM сервисы интегрируются с помощью готовых виджетов — проверьте, есть ли такая возможность для конкретно вашей программы.Если готового решения нет, можно обратиться к специалистам, которые поддерживают CRM, и в техподдержку таск-менеджера, чтобы обсудить варианты — например, кастомная интеграция по API. К сожалению, это доступно не всегда, поэтому при выборе сервиса для управления проектами важно учитывать необходимость установления связи с программным обеспечением, которое вы уже используете.
Большие возможности для интеграции с таск-менеджерами предоставляет CRM Pipedrive. Несмотря на уход с российского рынка, некоторые компании из IT-сферы, продолжают ей пользоваться. Если вам нужно настроить связь сервиса для планирования задач с Pipedrive, можем помочь: в нашей стране мы единственные эксперты по этой системе, так как до февраля 2022 года были elite partner.
