Если ваш рабочий стол завален бумагами и в компьютере творится хаос, вы теряете время, нервы и боевой настрой, пытаясь найти тот самый важный документ. Так что если вы много нервничаете и ничего не успеваете, возможно, пора иначе организовать рабочее место.
Делимся десятью проверенными советами, как обустроить пространство вокруг себя, чтобы меньше стрессовать и больше успевать. Даже если рекомендации покажутся вам банальными, дайте им шанс: вдруг именно эти мелочи помогут вам стать более продуктивным?
Избавьтесь от лишнего и добавьте необходимое
Посмотрите на ваше рабочее пространство. Что из того, что лежит и стоит на столе, реально вам нужно? А что только занимает место и отвлекает?
Уберите всё, чем не пользуетесь каждый день. Нужные вещи, наоборот, держите при себе. Например, канцтовары сложите рядом с преобладающей рукой. Так вам больше не придётся вставать или тянуться к другому концу стола, чтобы взять ручку или блокнот.
Создайте систему хранения
Бумага — главная причина хаоса на рабочем месте. Заведите на столе два лотка: в первый сложите новые/срочные документы, во второй — бумаги, которые можно просмотреть потом. Документы, доступ к которым нужен постоянно, можно вешать на специальную сетку. А можно отсканировать и держать копии в компьютере.
Вероятно, вы придумаете собственную систему, которая поможет вам сохранять порядок на столе. Главная идея: убрать лишнее, а нужное — систематизировать.
Заведите задачник (лучше электронный)
Записывать задачи, планы, дедлайны на бумажных стикерах было бы хорошей идеей, если бы они так легко не терялись. Мы рекомендуем завести ежедневник и вносить всё важное туда. Лучше бумажного задачника только электронный, потому что его не придётся носить с собой и вы сможете в любой момент внести правки в планы. Попробуйте бесплатные версии Notion или Trello.
В бизнесе удобнее использовать CRM. Каждый сотрудник будет видеть чёткий план задач на день. А если объединить систему с календарём, он сможет прямо из программы согласовывать встречи и звонки с клиентами.
Отделите рабочее пространство от нерабочего
Максимально актуальный совет для тех, кто работает из дома. Очень важно выделить отдельное пространство для работы, даже если им будет часть кухонного стола. Это необходимо, чтобы разделить работу и личную жизнь. Разделив пространство, вы поможете вашему мозгу: он будет знать, что за столом нужно работать, а, например, на кровати и диване — нельзя, потому что это зоны отдыха.
Избавьтесь от лишних проводов
Клубок из перекрученных проводов от компьютера, смартфона и других устройств мешает и ужасно раздражает. Спрячьте их в контейнер или закрепите держателем. Если места мало и деть их некуда, перевяжите провода верёвкой. Тогда они не будут мешаться под ногами и стулом.
Наведите порядок в компьютере
Выделите пару часов, чтобы грамотно организовать документы и в рабочем компьютере. Да, придётся потратить время, но потом вы скажете себе спасибо. Рассортируйте документы по папкам и перетащите их туда, где их будет легко найти, например, на облачный диск. Продумайте систему названий, понятную вам и другим сотрудникам.
Закройте соцсети и отвлекающие сайты
Когда вы работаете, окна соцсетей и посторонних сайтов должны быть не просто свёрнуты, но закрыты. Если будете постоянно отвлекаться на сообщения от друзей и коллег, незаметно для себя заработаете невроз. А ещё пострадает ваша эффективность.
Если просто закрыть соцсети не помогает, установите ограничение на отвлекающие приложения. Это легко сделать в настройках смартфона или в приложениях вроде Rescue Time.
Что делать, если соцсети — часть вашей работы? Полагаться на силу воли. А ещё в рабочие часы использовать только рабочий аккаунт.
Сделайте рабочее место комфортным
Пространство, в котором вы проводите восемь часов в день, должно быть приятным. Подберите удобный стул и купите подушку под поясницу, чтобы не страдать от болей в спине. Позаботьтесь об освещении — поставьте настольную лампу, если в офисе или дома мало света. Если у вас тоннельный синдром, порадуйте себя специальной мышкой. А ещё советуем приобрести игрушку-антистресс — на всякий случай.
Не ешьте за рабочим столом
Если вы работаете в офисе, вопрос с обедом решить проще: уйти в помещение, оборудованное под кухню. Но если офис находится у вас дома, возьмите за правило не есть за рабочим столом.
А если стол в доме один? Тогда прежде чем сесть за обед, уберите всё, что напоминает о работе. Кстати, это ещё один повод организовать пространство — не придётся каждый раз убирать и возвращать рабочие бумажки.
Кстати о еде. Не ставьте рядом с собой любимые снеки: во время работы вы не заметите, как съедите больше.
Покиньте помещение
Какой бы срочной, важной или интересной ни была ваша работа, оставляйте её и выходите на улицу. Хотя бы на десять минут. Прогулка на свежем воздухе поможет мозгу перезагрузиться, и вы будете более эффективным во второй половине рабочего дня.
Вместо итога
Заботьтесь о себе. Комфортное рабочее место не спасёт от выгорания, но точно сделает работу приятнее и легче. Мы не поможем с выбором подушки для поясницы или подходящей лампы дневного света, зато можем с выбором CRM-системы и построении отдела продаж.
