Если ваш рабочий стол завален бумагами и в компьютере творится хаос, вы теряете время, нервы и боевой настрой, пытаясь найти тот самый важный документ. Так что если вы много нервничаете и ничего не успеваете, возможно, пора иначе организовать рабочее место.
Делимся десятью проверенными советами, как обустроить пространство вокруг себя, чтобы меньше стрессовать и больше успевать. Даже если рекомендации покажутся вам банальными, дайте им шанс: вдруг именно эти мелочи помогут вам стать более продуктивным?
Посмотрите на ваше рабочее пространство. Что из того, что лежит и стоит на столе, реально вам нужно? А что только занимает место и отвлекает?
Уберите всё, чем не пользуетесь каждый день. Нужные вещи, наоборот, держите при себе. Например, канцтовары сложите рядом с преобладающей рукой. Так вам больше не придётся вставать или тянуться к другому концу стола, чтобы взять ручку или блокнот.
Бумага — главная причина хаоса на рабочем месте. Заведите на столе два лотка: в первый сложите новые/срочные документы, во второй — бумаги, которые можно просмотреть потом. Документы, доступ к которым нужен постоянно, можно вешать на специальную сетку. А можно отсканировать и держать копии в компьютере.
Вероятно, вы придумаете собственную систему, которая поможет вам сохранять порядок на столе. Главная идея: убрать лишнее, а нужное — систематизировать.
Записывать задачи, планы, дедлайны на бумажных стикерах было бы хорошей идеей, если бы они так легко не терялись. Мы рекомендуем завести ежедневник и вносить всё важное туда. Лучше бумажного задачника только электронный, потому что его не придётся носить с собой и вы сможете в любой момент внести правки в планы. Попробуйте бесплатные версии Notion или Trello.
В бизнесе удобнее использовать CRM. Каждый сотрудник будет видеть чёткий план задач на день. А если объединить систему с календарём, он сможет прямо из программы согласовывать встречи и звонки с клиентами.
Максимально актуальный совет для тех, кто работает из дома. Очень важно выделить отдельное пространство для работы, даже если им будет часть кухонного стола. Это необходимо, чтобы разделить работу и личную жизнь. Разделив пространство, вы поможете вашему мозгу: он будет знать, что за столом нужно работать, а, например, на кровати и диване — нельзя, потому что это зоны отдыха.
Клубок из перекрученных проводов от компьютера, смартфона и других устройств мешает и ужасно раздражает. Спрячьте их в контейнер или закрепите держателем. Если места мало и деть их некуда, перевяжите провода верёвкой. Тогда они не будут мешаться под ногами и стулом.
Выделите пару часов, чтобы грамотно организовать документы и в рабочем компьютере. Да, придётся потратить время, но потом вы скажете себе спасибо. Рассортируйте документы по папкам и перетащите их туда, где их будет легко найти, например, на облачный диск. Продумайте систему названий, понятную вам и другим сотрудникам.
Когда вы работаете, окна соцсетей и посторонних сайтов должны быть не просто свёрнуты, но закрыты. Если будете постоянно отвлекаться на сообщения от друзей и коллег, незаметно для себя заработаете невроз. А ещё пострадает ваша эффективность.
Если просто закрыть соцсети не помогает, установите ограничение на отвлекающие приложения. Это легко сделать в настройках смартфона или в приложениях вроде Rescue Time.
Что делать, если соцсети — часть вашей работы? Полагаться на силу воли. А ещё в рабочие часы использовать только рабочий аккаунт.
Пространство, в котором вы проводите восемь часов в день, должно быть приятным. Подберите удобный стул и купите подушку под поясницу, чтобы не страдать от болей в спине. Позаботьтесь об освещении — поставьте настольную лампу, если в офисе или дома мало света. Если у вас тоннельный синдром, порадуйте себя специальной мышкой. А ещё советуем приобрести игрушку-антистресс — на всякий случай.
Если вы работаете в офисе, вопрос с обедом решить проще: уйти в помещение, оборудованное под кухню. Но если офис находится у вас дома, возьмите за правило не есть за рабочим столом.
А если стол в доме один? Тогда прежде чем сесть за обед, уберите всё, что напоминает о работе. Кстати, это ещё один повод организовать пространство — не придётся каждый раз убирать и возвращать рабочие бумажки.
Кстати о еде. Не ставьте рядом с собой любимые снеки: во время работы вы не заметите, как съедите больше.
Какой бы срочной, важной или интересной ни была ваша работа, оставляйте её и выходите на улицу. Хотя бы на десять минут. Прогулка на свежем воздухе поможет мозгу перезагрузиться, и вы будете более эффективным во второй половине рабочего дня.
Заботьтесь о себе. Комфортное рабочее место не спасёт от выгорания, но точно сделает работу приятнее и легче. Мы не поможем с выбором подушки для поясницы или подходящей лампы дневного света, зато можем с выбором CRM-системы и построении отдела продаж.